להתמקד ולהתקדם מבחינה עסקית

97% מכישלון העסק נעוץ בשיטה ולא באדם ... W. Edwards Deming

כשאתה נכנס לבניין ועליך להגיע לקומה 28 יש לך 2 ברירות: לעלות במדרגות או במעלית. לעלות במעלית זו הדרך המהירה החוסכת לך זמן ואנרגיה:

- אתה מגיע מהר ומתפנה לבצע מטלות ומשימות נוספות כמו להיפגש עם לקוח נוסף, לייצר מוצר חדש, שונה או אחר, לצאת לחופשה או לבלות בחיק משפחתך.
- אתה חש רגוע נינוח נמרץ ומלא אנרגיה ולא רצוץ תשוש מותש עצבני רגוז ולחוץ מעבר לשליטה.
- אתה מרוויח יותר כסף כי אינך מסתובב סביב עצמך.
- אתה בשליטה. אתה יכול לעצור בכל קומה שאתה רוצה ואתה יודע בדיוק מה אתה רוצה ומצפה מהבאות.

° רוצה לעבוד מעט?
° להיות יותר יעיל, עקבי ותכליתי ללא כל מאמץ?
° מעוניין להפסיק לזרוק כסף על עוד קורס עוד סדנה ולהישאר באותו מקום?
° רוצה לאכול ארוחת ערב עם משפחתך?
° רוצה לצאת לחו"ל בתדירות גבוה?
° מעוניין להגדיל את הכנסתך?
° מעוניין שהעסק הקטן כבר לא יהיה קטן?

אם תשובתך חיובית, עליך לנקוט במספר צעדים כדי לגרום לך חופש, גמישות, ואיזון בחיים האישיים והמקצועיים:

צעד ראשון – הגדרת צרכים

לזהוי ומפוי הצרכים שאתה זקוק להם עליך התבונן על יומך. איך היום מתחלק ? לאן מופנה הזמן ? אילו פעילויות יש שם? נסה לרכז לקבוצות עשייה עם כותרת. כלול שם, שיחות טלפון, עבודה שוטפת, טיפול בלקוחות, שיווק, התמקצעות, חשבונות, טלפונים, מכירות, מיילים, פעילות שמניבה הכנסה, סידורים, עבודות משרדיות, מוסדות, "כיבוי שריפות", תכנון, תקציב, ניהול יומן פגישות, הצעות מחיר, שיווק, אדמיניסטרציה, תוכנית עסקית, קשרי לקוחות, נטוורקינג, כספים, מקלחות, טיפול בבית ובילדים, שינה, נתינת שרות, פיתוח, ניהול, עובדים, ספקים, רכישות, משא ומתן. המשך לרשום את כל המטלות היומיות, שבועיות, חודשיות, רבעוניות שלך. ראה מה אתה מגלה ?

בשלב הבא תעשה רשימת רצונות.
חפצים שאתה מעוניין לרכוש: לקנות מחשב חדש, מדפסת חדשה,
מטלות שאתה מעוניין לבצע או לנקוט: להשיג יותר לקוחות, להתחיל עלון אלקטרוני, לבנות אתר.

כשהרשימות מוכנות, התחל לקבוע סדרי עדיפויות על מה לעבוד קודם?. החלט מה היעד המרכזי שלך ולפיו תבחן לפי הקריטריונים הבאים:

רצוי מול מצוי

חשוב לשים לב, במה אנו משקיעים היום זמן ?!, היכן נכון שנשקיע ? וכמה ?

א. מהם האבנים הגדולות בעבודה שלך ?

ב. רצוי- כמה זמן נכון שאקדיש להם בשבוע ?

ג. מצוי- כמה זמן אני מקדיש להם בפועל ?

מחויבות

א.שאל את עצמך: האם זה באמת חשוב? לשם מה? מה ייצא לך מזה?אם לא תתחייב לכך היום, האם תצטער בעתיד?מה יהיו ההשלכות?

ב.בדוק רווח והפסד למצב, מה יהיה הרווח שלך אם תקדיש זמן לאותו נושא ומה ההפסד.תשקלל ואז תבחר!

ג.כעת, צור מחויבות פנימית לעשייה, כעת הבעלות המלאה היא שלך, זה שלך לגמרי! וצור התאמה מלאה בין הבחירה שלך, האמירה שלך והעשייה שלך דרך פעולות בפועל.

ד.ומכאן תבדוק איך אתה יכול לעשות זאת ? מתי ? מי היית רוצה שיתמוך בך ?

לדוגמא: האם אתה רוצה להשיג לקוחות? התמקד במה תוכל לקדם את הנושא. רצוי להצטרף לאיגודים חדשים?, להרחיב את מעגל הקשרים שלך?, ליזום פגישות והצעות, לתכנן מבצעים כגון חבר מביא חבר או מועדון לקוחות?.
מצוי: כבר אתה נמצא בפגישת רישות עסקים, האם חשבת למה אתה הולך? מה המטרה שלך? האם לקבל תמיכה? עוד לקוחות? להחשף?

צעד שני – הגדרת מטרות ויעדים

כשאתה נכנס למכוניתך יש לך תוכנית מדויקת לאן אתה נוסע ואיך ולמה?. כך גם בעסק אתה צריך לדעת למה כיצד ואיך אתה רוצה להגיע ליעד שהצבת לעצמך.
למשימות שאתה מתמקד בהן שאל את עצמך: - מהם הערכים שמניעים אותי בחזון העסקי שלי ?- אילו נושאים חשוב שאקדיש להם זמן, מחשבה ואנרגיה כך שיתרמו להצלחת העסק ?- איזו עשייה מעניקה לי משמעות וסיפוק בעבודתי ?
- למה אני עושה את המטלה הזאת? מהי התוצאה הסופי שאני רוצה להשיג כתוצאה מכך?, מתי אסיים או מתי זה יקרה? . לכל דבר שאתה עושה יש תוצאות.
- אילו מאגרים חשוב שאמלא ואאזן, באופן שוטף, לטובת תפעול תקין יותר (מקצועית, אנרגטית, נפשית)?- מהן מערכות היחסים החשובות לטובת העסק ?


מה גילית? מהם הדברים החשובים ביותר, שאם לא תקדיש להם זמן כעת, אח"כ קשה יהיה לעסוק בהם ?, אם אתה בוחר מראש לאיזו תוצאה אתה רוצה להגיע, עליך למקד ולהתמקד, לגייס ולכוונן את מאמציך לשם ולא להסכים לעשות כל מה שצץ או מסיח את דעתך ממטרתך.

צעד שלישי – בנית תוכנית + תרשים זרימה להמחשה

מכל הנתונים שאספת ב2 הצעדים הקודמים בנה תוכנית מפורטת. קיימות בשוק תוכנות המהוות כלי חזותי ומוחשי לתכנון התכניות והפעילויות שעליך לבצע בכדי להגיע ליעד הרצוי. תרשים זרימה, מפות חשיבה ולוח גנט. כמובן שאפשר לשים פתקיות דבקיות על בריסטול או לוח.
כשמתבוננים בתרשים הזרימה התוכנית ברורה ומוחשית בכל שלב ושלב כמו מפה ואז קל להאציל סמכויות ולהסביר למשהו אחר היכן הוא יכול להשתלב ולעזור ולסייע לנו במטלות, במשימות בתהליכים, היכן המכשולים והקשיים.

כשאתה רואה את תרשים הזרימה לפניך, קל לך לבחון את התהליך ואתה יכול לשנות ולעדכן בכל עת. שאל את עצמך האם זה יעזור לי להשיג את המטרה? האם המטרה והתוצאות יפגשו מתי שהו?

בתכנון כזה אתה צריך לשים דגש על נקודות קצה של התחלה וסיום וזרימה בין כל הפעילויות וכמובן לתזמן.
פתיחת יומן בתכנון מאוד עוזרת, להכין מראש התחייבות לדברים שבאמת חשובים, אך אף פעם איננו מוצאים להם זמן. לקבוע ביומן, לקבוע עם מישהו שיכול לעזור לי לעשות זאת, להירשם או ליצור למסגרת שתעזור לי לשמר בי את המחויבות.לדוגמה: קביעת ישיבות הנהלה קבועות מראש, במטרה ליצור תכנון ומחשבה קדימה בעסק. בחיים- כושר: להירשם לחוג בימים וזמנים קבועים, לקבוע עם מאמן כושר אישי שמגיע אליך הביתה וכך מחייב אותך להתאמן.

תזמון הפעילויות מסייע למחוייבות כלפי התוכנית ולדבקות במטרה.

צעד רביעי – שיפור שיטות

אל תחשוש לתכנן ולארגן. זה לא כל כך קשה כמו שאתה חושב. מרגע שתרשים הזרימה מוכן יש לך מפה. כך תוכל להעריך, לתזמן, ולהימנע מפעילויות מיותרות וכפילויות, צווארי בקבוק, תוכל למצוא קיצורי דרך. להתייעל ולייעל את תהליך העבודה ע"י בקרה ומעקב ומציאת דברים ש"נפלו בין הכיסאות" או ש"יד ימין לא יודעת מה שיד שמאל". כגון: חשבונות נשכחים, גביית חובות, אותם שכחתם לשלם, או שכחתם לחייב, מבצעים שהסתיימו ועליכם לשלם יותר, מנויים שיחסכו לכם כסף
.
צעד חמישי – הפרעות בתהליך – טיפול בהסחות דעת

לעיתים התהליך אינו רציף ונפסק באמצע. אנחנו מאבדים כיוון והתמקדות. כמו טלפונים, מבקרים, אימיילים, הדורשים את תשומת ליבנו ומסיטים אותנו מהריכוז לכיוונים אחרים.

שים לב היכן הפסקת, סמן לך, כתוב לך ולאחר ההפרעה המשך בביצוע המשימה.

ובכלל כדאי להסתובב עם אמצעי הנוח לך לרשימת רשימות כגון: טייפ, פנקס, אאוטלוק במחשב, סללולרי. כך אינך שוכח מאומה, יותר יעיל וביצועיסט. אתה יכול לסדר את הרשימות לפי סדרי עדיפויות או קטגוריות ולתזמנן. מנסיוני , כשאני רושמת רשימות הרבה מהן מתבצעות מעצמן כמו שרשמתי לקנות עט סימון, מרקר ובאותו יום קבלתיי שי באוניברסיטה.

אם היית בפגישה בבנק היית דוחה את ההפרעה לא היית עוזב את התור או יוצא החוצה מהבנק, היית מסיים את המטלה בבנק וחוזר לאותן הפרעות

צעד שישי - התמדה ובדיקה

כדאי לקבוע בדיקה אחת לתקופה שמתאימה לך, בה להעריך שוב מה רמת ההשקעה שלך ברצוי מול המצוי.

ואם שוב אתה שומע את עצמך אומר "אין לי זמן!" תבדוק מה אתה אוהב, מיומן, כשרוני לבצע ואולי כדאי להתחיל לחשוב על הרחבה והתרחבות להאציל סמכויות ולגייס עובדים או פרילנסרים כמקור חוץ (לחץ) . תאתר, מתוך התוכנית או התרשים זרימה, אילו מן המטלות מתאימות להעביר למיקור חוץ. מאד נחמד להעביר למשהו אחר פרויקט ולהנחות אותו בדרכך.

ואולי יש לך בעיית התמודדות עם "דחיינות" והכול יהיה אחרי החגים....

ואני מזכירה לכם שאחרי החגים יש חיים

בברכת שנה טובה בחיים הפרטיים ובעסקים
אֶרְאֵלָה